Składanie do Krajowego Rejestru Sądowego przez spółki takich dokumentów, jak sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności, jest jednym z podstawowych obowiązków zarejestrowanych spółek, który wynika z ustawy o rachunkowości. Wielu przedsiębiorców uważa jednak, że brak złożenia powyższych dokumentów nie grozi żadnymi sankcjami, a co za tym idzie nie składają w terminie odpowiednich wniosków do sądu rejestrowego. Brak realizowania tego obowiązku może jednak wiązać się z dotkliwymi karami dla kierowników takich jednostek, a także samej spółki.

Obowiązki rejestrowe spółki wskazane w ustawie o rachunkowości ciążą na kierownikach takich jednostek, którymi w przypadku spółki kapitałowej będą członkowie zarządu, natomiast przy spółkach osobowych – jej wspólnicy. Wskazane osoby zobowiązane są do przygotowania rocznego sprawozdania finansowego, przedstawienia go właściwym dla spółki organom do zatwierdzenia, a następnie do złożenia w KRS. Dodatkowo w przypadku spółek kapitałowych oraz komandytowo- akcyjnych należy przygotować także sprawozdanie z działalności jednostki.

Należy pamiętać o zachowaniu terminu do złożenia sprawozdania w sądzie rejestrowym. Składać dokumenty powinno się nie później niż piętnaście dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, a w przypadku jego niezatwierdzenia – nie później niż piętnaście dni po upływie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, tj. maksymalnego czasu na zatwierdzenie. Składając sprawozdanie do KRS należy je załączyć do odpowiedniego formularza, a także uiścić opłatę sądową z tego tytułu, w tym również za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

W przypadku braku złożenia sprawozdania do KRS, osoba, która była do tego zobowiązana musi liczyć się z zagrożeniem nałożenia na nią kary grzywny lub ograniczenia wolności – zgodnie z art. 79 ustawy o rachunkowości. W skrajnych sytuacjach wobec osoby skazanej może zostać orzeczony dodatkowo środek karny w postaci zakazu zajmowania określonych stanowisk. Ukarana może być również sama spółka, ponieważ aktualnie sądy mogą wielokrotnie nakładać grzywnę do 10 tys. zł. W ostateczności może dojść również do rozwiązania spółki, która pomimo wezwań nie składa sprawozdań za kolejne dwa lata. Należy również podkreślić, że od dnia 1 stycznia 2015 r. zostały wprowadzone nowe sankcje w kodeksie karnym skarbowym –  nieprzekazanie do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego, opinii lub raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, jest traktowane jako wykroczenie skarbowe karane grzywną.

W obecnych realiach gospodarczych ryzyko kontroli wykonywania przez spółkę obowiązków rejestrowych wykazuje wzrost, m.in. z uwagi na głośne medialnie sprawy dotyczące nadużyć finansowych przedsiębiorców. W związku z powyższym należy spodziewać się wyższej aktywności sądów, a także organów ścigania w tej kwestii. Realne ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej w przypadku braku złożenia sprawozdania finansowego istnieje również w sytuacji, gdy o niedopełnieniu tego obowiązku przez spółkę odpowiednie organy zawiadomią osoby trzecie, np. jej wierzyciele.

Podsumowując, obowiązków rejestrowych spółki nie należy lekceważyć, a co za tym idzie osoby zobowiązane do ich wykonania powinny zadbać o to, aby były one bieżąco realizowane.

Marcin Tadeusz Kamiński, AUXILIUM Doradztwo Prawne i Biznesowe.